Para hablar de capacitación debemos referirnos a los cambios dramáticos del paisaje laboral, el que ha sido rediseñado a partir de los 90´s por la globalización, la tecnología y ahora la pandemia. En la actualidad, las empresas necesitan una estrategia global para encontrar y retener una fuerza laboral altamente calificada y que sea rentable.

Para dibujar algunos de los retos que plantea el panorama mundial, puede suceder que un día descubras que Cracovia es un excelente proveedor de mano de obra calificada en IT para que al poco tiempo los competidores provoquen una inflación en los salarios hasta agotar ese mercado que tendrá un resurgimiento en Bratislava y ya se estará pensado en África central como el siguiente mercado de mano de obra. Por otro lado, la inteligencia artificial, así como la robótica plantean temores sobre la sustitución de mano de obra humana por sistemas automatizados similares a los de la Revolución Industrial con la máquina a vapor.

Es un mundo en transformación permanente difícil de predecir, que crea desafíos que pocas empresas estarán en capacidad de resolver. Podemos suponer que requeriremos competencias generales útiles en cualquier contexto y época como el pensamiento lógico, la solución de problemas o el trabajo en equipos polifuncionales. Pero es difícil anticipar las habilidades específicas que necesitaremos dotar a nuestros colaboradores más allá de tres años.

INTRODUCCIÓN

La capacitación tiene que mantener relación con las necesidades de la organización, cambios tecnológicos, servicio al cliente, aspectos a mejorar y de actualización para no correr el riesgo de ser un gasto más que una inversión. Probablemente algunas de las necesidades se pueden resolver vía la capacitación y otras no, por lo que es importante realizar este análisis. Además, los sistemas organizacionales deben ser lo suficientemente flexibles para introducir los cambios que genera la capacitación y tiene que existir un entorno psicológicamente seguro en el que los colaboradores se sientan libres para proponer las sugerencias e innovaciones que resulten de la capacitación.

DETECCIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN

Todas las empresas presentan la necesidad de optimizar su desempeño. En este contexto, las necesidades de capacitación se refieren a las competencias requeridas para ejecutar de manera satisfactoria las tareas y responsabilidades planteadas en la definición de los puestos versus las carencias y limitaciones de las personas que ocupan esos puestos.

También surgen diferentes problemas, incluso accidentes que los detectamos a través de la observación, reuniones con las jefaturas, preguntando y escuchando, o cambios en la manera de hacer las cosas que plantea la tecnología, así como la introducción de nuevos sistemas/equipos y que pueden solucionarse mediante la capacitación.

VALIDACIÓN DE LAS NECESIDADES DE CAPACITACIÓN 

Los hallazgos y las conclusiones de las necesidades se deben validar con las gerencias de los candidatos a la capacitación, ya que cada gerencia es la que debe conocer el desempeño actual y sus posibles causas, así como el desempeño deseado de los colaboradores bajo su responsabilidad.

En estas reuniones con los gerentes se les motivará a participar en la definición de las necesidades de capacitación para diseñar el plan de capacitación, con preguntas sobre lo que el colaborador hace y cómo lo hace. Los conocimientos o manejo de herramientas/equipos que debiesen contemplar el contenido de la capacitación. El apoyo que se le dará como complemento a la capacitación. El seguimiento y criterios de evaluación que se usarán para determinar si mejoró o no.

El encargado de la capacitación y en términos generales las acciones de recursos humanos son de facilitación de los procesos, quienes tienen la responsabilidad y deben estar involucrados de lleno con los aspectos de desempeño y resultados, así como de capacitación y evaluación de su impacto son las jefaturas/gerencias.

DISEÑO DEL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN

Con la información anterior se procede al diseño del programa de capacitación de parte de un especialista en el diseño metodológico de programas, el que elaborará un programa diseñado técnicamente.  En cuanto al contenido del programa, deberá ser desarrollado por un especialista en la materia, por ejemplo, servicio al cliente.

Definición de los objetivos de la capacitación

Indican la meta a la que se quiere llegar y se formulan con relación a las necesidades detectadas. Por lo general hay dos tipos de objetivos: 

  • Objetivo general: Se refiere al cambio de conducta que producirá la capacitación. De lo que será capaz la persona al terminar el programa con relación a cuando lo inició.
  • Objetivos específicos: Son los objetivos de menor nivel, por temas, que se irán logrando conforme avanza el programa y que se pueden ir evaluando.
  • Definición del presupuesto de la capacitación

Establecer los costos de los ítems relacionados con el programa de capacitación 

  • Definición del contenido temático

El contenido está íntimamente relacionado con los objetivos y se refiere a los temas que integran el programa de capacitación. 

  • Definición de instructores, infraestructura, duración y materiales de apoyo
  • Definición de la evaluación

La evaluación se determina por lo general con base en cuatro criterios:  

  • La reacción del participante después de la capacitación.
  • El aprendizaje, cuanto han aumentado sus conocimientos, habilidades y destrezas.
  • Comportamiento o cambios respecto a su actitud hacia el trabajo.
  • Costo-beneficio, impacto en indicadores directamente relacionados: mejora en la productividad, disminución de accidentes.